Datenschutzrechtliche Hinweise nach der DS-GVO für Teilnehmer

Im Rahmen der Durchführung der Veranstaltung verarbeiten wir als Veranstalter personenbezogene Daten der Teilnehmer und bei Minderjährigen Teilnehmern auch Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter. Mit diesem Merkblatt kommen wir der in den Artikeln 13 und 14 der EU-DSGVO festgelegten gesetzlichen Hinweispflicht nach.

1. Veranstalter/Kontaktdaten der Verantwortlichen

Veranstalter: Christliche Gemeinde Biberach e.V. Freiburger Str. 69, 88400 Biberach

VR 640631 AG Ulm Tel. 0170-6932959 Email: info@cg-biberach.de

gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB

1. Vors. Klaus Reich, Beim Wiesental 11, 88400 Biberach-Stafflangen

2. Vors. Michael Durawa, Anton-Haaf-Weg 2, 88447 Warthausen

Ansprechpartner Datenschutz: Edgar Schneble, datenschutz@cg-admin

2. Art der erhobenen Daten

Allgemeine Daten zur Teilnehmerverwaltung:

• Name des Teilnehmers/der Teilnehmerin
• Anschrift
• Geburtsdatum / Alter
• E-Mail, Telefon, Handy
• Bei Minderjährigen: Vor- und Nachname der Eltern und / oder eines sonstigen volljährigen Familienangehörigen mit Anschrift und Telefonnummer

Besondere Daten

• Informationen über Gesundheitsprobleme, Allergien, Medikamente, Krankheiten, Lebensmittelunverträglichkeiten, sonstige Einschränkungen etc.
• Vegetarier oder vegane Ernährung

3. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Sämtliche im Rahmen der Anmeldung erhobenen Daten werden zur ordnungsgemäßen Durchführung der Veranstaltung benötigt. Sie dienen der Teilnehmerverwaltung sowie der altersgemäßen Zuordnung der Teilnehmer. Die besonderen personenbezogenen Daten (z. B. Besonderheiten beim Essen) sind erforderlich, um individuell auf die Bedürfnisse der Teilnehmer eingehen zu können, sie ordnungsgemäß zu betreuen und vor Beeinträchtigungen zu schützen.

Im Rahmen der Veranstaltung können ggf. Fotos und Videoclips von den Teilnehmern angefertigt werden, die den Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung gestellt werden (z. B. als USB-Stick oder passwortgeschützt auf der gemeindeeigenen Homepage). Die Zustimmung dazu wird in der Einladung abgefragt.

Die Teilnehmer erhalten alle wichtigen Informationen per E-Mail, Instant Messenger, Telefon.

Die Teilnehmer erhalten ggf. schriftliche Einladungen (E-Mail, Instant Messenger oder Post) zur nächsten Veranstaltung.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 b DSGVO erforderlich. Bei dem Vertragsverhältnis handelt es sich in erster Linie um einen Reisevertrag (Durchführung einer Freizeit, Unterbringung, Verköstigung und Betreuung).

Sofern personenbezogene Daten erhoben werden, die zur Vertragserfüllung nicht erforderlich sind, – z.B. die Verarbeitung von Fotos und Videos -, erfolgt diese nur mit Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 a i.V. mit Artikel 7 DSGVO der Betroffenen.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Sämtliche Daten aus der Anmeldung werden von einem Mitarbeiter der CG Biberach erfasst und gespeichert und dem/der Leiter/Leiterin zur Verfügung gestellt. Der/Die Leiter/Leiterin leitet die Daten in dem Umfang, wie es zur jeweiligen Aufgabenerfüllung erforderlich ist, einem begrenzten Personenkreis (Teamleiter, besondere Mitarbeiter und die Küchenverantwortliche) weiter, die sämtlich datenschutzrechtlich belehrt wurden.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

Weiter weisen wir darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden.

6. Dauer der Speicherung der Daten

Die Teamleiter sowie Küchenverantwortliche haben sämtliche zur Verfügung gestellten Daten nach Abschluss der Veranstaltung zu löschen bzw. zu vernichten. Darüber hinaus werden die besonderen personenbezogenen Daten von der Leitung spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist.

7. Belehrung über Teilnehmerrechte

• das Recht auf Auskunft über Art und Umfang der gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• das Recht auf Löschung von Daten (Art. 17 DSGVO)
• das Recht, die Verarbeitung einzuschränken (Art. 18 DSGVO)
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
  (= Der Datenschutzbeauftragte des Landes Baden-Württemberg, Postfach 102932, 70025 Stuttgart)
• das Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen

8. Quelle, aus der die erhobenen Daten stammen

Sämtliche Daten werden bei der Anmeldung erhoben.

Hinweise zur Bild- und Tonverarbeitung der Christlichen Gemeinde Biberach e.V.

Im Rahmen der Veranstaltung können ggf. Fotos und Videoclips von den Teilnehmern angefertigt werden, die den Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung gestellt werden. Die Zustimmung dazu wird in der Einladung abgefragt.

Die Bilder/Videoclips werden von der Christlichen Gemeinde Biberach e.V. ausschließlich direkt (z. B. als USB-Stick) oder passwortgeschützt auf der Homepage des Vereins den Teilnehmern zur Verfügung gestellt und ansonsten nicht im Internet oder auf Sozialen Netzwerken veröffentlicht.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir keinen Einfluss darauf haben, dass die zur Verfügung gestellten Bilder/Videos weiterverwendet oder an andere Personen weitergegeben werden.

Das Einverständnis mit der oben beschriebenen Bild- und ggf. Tonverarbeitung ist zusammen mit der Anmeldung zum Musical zu erklären.